Personværn

Baggrund
Transmedica-koncernens (Transmedica) forretningsområde dækker over at rekruttere vikarer og sende dem i arbejde via selskaberne Transmedica A/S og Allmedica AB.
Behandling af personoplysninger er et centralt element af Transmedica-koncernens forretningsområde, hvorfor det er væsentligt at dette sker efter høj etisk standard samt overholdelse af EU’s persondataforordning.

Transmedica må kun registrere oplysninger om vikarer, såfremt det er sagligt og forretningsmæssigt begrundet. F.eks. at det er nødvendigt for at opfylde ansættelseskontrakten, krav fra kunder og myndigheder eller lovpligtige forpligtelser. Øvrig behandling af personoplysninger kræver samtykke.

Indledning
Transmedica håndterer løbende personoplysninger om vores vikarer. Transmedica A/S, cvr. nr. 17423401, Christian Julskov Thulesen, er dataansvarlig i forhold til behandlingen af oplysninger og overholdelse af persondataforordningen.

Ansættelse i Transmedica A/S og Allmedica AB
Når du bliver ansat hos os, opretter vi en elektronisk personalesag på dig. I den registrerer og opbevarer vi de oplysninger, der er nødvendige og relevante i forhold til din ansættelse hos os, f.eks.:
 

• Navn, privatadresse, mailadresse og telefonnummer
• Identifikationsoplysninger, herunder personnumre
• Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
• Arbejdstid, herunder vagt-og tjenestetider
• Ferie, sygefravær og andet fravær
• Sygefravær
• Løn, oplysninger af relevans for lønindeholdelse, udbetaling af løn mv.
• Bankoplysninger
• Skatteoplysninger
• Tillæg og fradrag i lønnen (f.eks. udlæg, beskatning af fri bolig mv.)
• Personaleadministrative oplysninger, som f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, tidligere og nuværende arbejdsgivere, tillidshverv, lån af diverse effekter, eventuelle advarsler og lignende
• Kontaktoplysninger på dine nærmeste pårørende
• Kontrol af straffeattest
• Paskopi
• Kontrol af klagesager
• Kontrol af gyldig autorisation
• Referencer

I din personalesag opbevarer vi også din ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om dit ansættelsesforhold.
Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.

Hvem har adgang til dine personoplysninger?
Din personalesag findes i et elektronisk arkiv i vores vikarhåndteringssystem. Herudover har vi registreringer på dig i vores lønsystem, der muliggør udbetaling af løn.

Det er følgende ansatte i Transmedica, der har adgang til dine persondata:

• Lønassistenter
• Teamleder for løn
• Den/de vikaransvarlige ansat(te) i Transmedica
• Back-office funktion har adgang til udvalgte oplysninger for vikarer der muliggør blandt andet kontraktudarbejdelse.
• Transmedica’s øverste ledelse

Er dine oplysninger korrekte?
Hvis oplysningerne om dig ændrer sig, skal du informere Transmedica om dette, så vi kan registrere ændringerne. Du kan skrive til dpo@transmedica.dk eller din almindelige kontaktperson i Transmedica.

Dine rettigheder
Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret.

Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de persondataretlige regler. Medmindre Transmedica-koncernen har et andet lovligt behandlingsgrundlag, vil de pågældende oplysninger ikke længere kunne behandles af os.

Du kan skrive til dpo@transmedica.dk med henblik på imødekommelse af ovenstående rettigheder.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler.

Videregivelse af personoplysninger
I en række tilfælde videregiver vi relevante personoplysninger til eksterne modtagere, f.eks.:

• Skattemyndigheder i Danmark, Sverige og Norge (efter relevans)
• Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP)
• Feriekonto
• Banker
• NemKonto
• Vores pensions- og forsikringsselskaber
• Kommuner vedrørende dagpengerefusion
• Virk.dk
• DA-Barsel
• Transmedica’s eksterne revision
• Sygehuse, kommuner, privathospitaler, plejehjem og øvrige vikararbejdssteder
• Relevante oplysninger kommunikeres til eksternt rejsebureau i forbindelse med vikarers rejser
   

I tilfælde af videregivelse vil det ske inden for rammerne af databeskyttelsesreglerne.
Vi bruger også eksterne databehandlere, f.eks. lønbureauer. I så fald indgår vi en skriftlig databehandleraftale, der sikrer, at gældende regler bliver overholdt.

Sletning
Vi sletter dine oplysninger, når der ikke længere er sagligt behov for fortsat opbevaring af oplysningerne. Her tager vi blandt andet hensyn til frister i lovgivningen, f.eks. forældelses- og bogføringsloven.

Sikkerhed
Transmedica har som dataansvarlig pligt til at beskytte de persondata, vi har om vores vikarer. Alle medarbejdere, der håndterer oplysninger om vikarer, har pligt til at overholde vores sikkerhedspolitik for håndtering af persondata.

Kontaktoplysninger
Vores data protection officer (databeskyttelsesrådgiver) kan kontaktes på dpo@transmedica.dk. Har du almindelige spørgsmål til løn og beskatning kan du kontakte din sædvanlige kontaktperson eller vores lønafdeling.

Behandlingsansvarlig og databehandler
Transmedica er behandlingsansvarlig, og ejer data som bliver lagt ind i systemet. Som databehandler står Recruitment Manager AS for systemløsningen, og udvikler, drifter og vedligeholder systemet hvor dine data ligger. Recruitment Manager AS benytter underleverandører til at udføre databehandleroppgaver. Det foreligger en egen databehandleravtale mellom Transmedica og Recruitment Manager AS som regulerer hvilken information databehandler har tilgang til og hvordan informationen skal behandles.